Descripción del puesto

Buscamos un(a) Gerente de Oficina altamente motivado(a) y con experiencia para supervisar y coordinar todas las funciones administrativas y operacionales de nuestras oficinas. Esta posición es fundamental para garantizar el funcionamiento adecuado de las instalaciones y apoyar la eficiencia general de la organización.

La persona ideal deberá demostrar excelentes capacidades de organización y liderazgo, así como un firme compromiso con los más altos estándares de profesionalismo y servicio.

Responsabilidades

Las responsabilidades principales incluyen:

Supervisar y coordinar el mantenimiento, la limpieza y el funcionamiento adecuado de las instalaciones, equipos y servicios de la oficina.
Gestionar requisiciones y asegurar el suministro oportuno de materiales, equipos y mobiliario.
Coordinar la logística de conferencias, reuniones y eventos, incluyendo la preparación del espacio, servicios de alimentos y limpieza posterior.
Administrar la caja chica de acuerdo con las políticas corporativas.
Gestionar la asignación de estacionamientos corporativos y garantizar su funcionamiento adecuado.
Mantener los registros administrativos organizados y actualizados.
Supervisar la flota de vehículos corporativos, incluyendo mantenimiento, inspecciones y cumplimiento de políticas.
Manejar el ciclo completo de compras, incluyendo órdenes de compra, validación de facturas y procesamiento de pagos.
Supervisar, orientar y desarrollar al equipo, incluyendo recepcionistas, personal de mantenimiento, coordinadores de flota y mensajeros.
Garantizar el cumplimiento de las políticas corporativas, procedimientos operacionales y regulaciones locales y federales.
Apoyar las iniciativas de transformación cultural y promover la misión y los valores de la empresa.

Requisitos

Educación

Bachillerato en Administración de Empresas, Gerencia o un campo relacionado.

Experiencia

Mínimo de dos años de experiencia como Gerente de Oficina, Asistente Ejecutivo(a) o en una función similar.
Como alternativa, mínimo de cuatro años de experiencia en una posición comparable con responsabilidades relacionadas.

Destrezas y competencias

Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés y español.
Excelentes destrezas interpersonales y de servicio al cliente.
Sólidas capacidades de organización y manejo del tiempo.
Dominio de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
Capacidad para trabajar bajo presión, establecer prioridades y cumplir fechas límite con supervisión mínima.
Buen juicio para resolver problemas, tomar decisiones y analizar información.
Atención al detalle y discreción al manejar información confidencial.
Capacidad para adaptarse a los cambios y mantener una actitud positiva y colaborativa.

Responsabilidades cotidianas

Supervisar las operaciones diarias de la oficina y asegurar que las instalaciones y los equipos funcionen adecuadamente.
Supervisar y apoyar a los integrantes del equipo en sus respectivas funciones.
Coordinar suministros, relaciones con proveedores y contratos de servicio.
Planificar y ejecutar la logística de reuniones, eventos y conferencias.
Monitorear el cumplimiento de las normas operacionales y de seguridad.
Preparar y presentar presupuestos, informes y análisis departamentales.
Atender y resolver oportunamente cualquier situación operacional.

Beneficios

Ofrecemos un paquete integral de beneficios diseñado para apoyar el bienestar y el desarrollo profesional de nuestros empleados, que incluye:

Salario competitivo.
Seguro médico, dental y de visión.
Vacaciones, días libres y días feriados pagos.
Oportunidades de capacitación y desarrollo profesional.
Ambiente de trabajo colaborativo e inclusivo.
Oportunidades de crecimiento y desarrollo de carrera.

Únete a nuestro equipo y contribuye al éxito de una organización dinámica comprometida con la excelencia y la innovación. Si eres una persona proactiva, organizada y orientada a los detalles, con pasión por la eficiencia operacional, te invitamos a solicitar.